Küçük veya büyük, her ölçekte şirkette mutlaka bulunanları sıralasanız, insan kaynakları anlamında en tepeye organizasyon şeması oturur sanıyorum. Her şirkette bir organizasyon şeması mevcuttur, kim kime raporluyor bilmek karar alırken süreç yürütürken şarttır. Diğer taraftan terfi vs var mı komşu teyze merakıyla da en sık bakılan dökümanlardan biridir 🙂

Ancak orada kalır organizasyon şeması. Şirketin en güçlü pozisyonları hangileri deseniz, genel müdüre raporlayan yöneticilerdir genellikle, ancak o yöneticilerin bazıları “daha yöneticidir”, daha güçlüdür, ancak bunu şemaya bakınca anlamazsınız, ancak şirkette bir süre çalışınca, süreçlere dahil olunca fark edersiniz.

21-24 Mayıs 2018 tarihlerinde İngiltere’de Ashridge Business School’da düzenlenen ‘Advanced Organizational Design / İleri Organizasyonel Tasarım‘ eğitimine katıldım. Organizasyon tasarımı ile ilgili çok yoğun bir içerikle karşılaştım, beklediğimin çok üzerinde olduğunu söyleyebilirim.

Eğitimde farklı şirketlerden katılımcılar olması ve katılımcıların kendi problemlerini analiz edebileceğimiz seanslar olması birbirimizden öğrenmemizi sağladı. Örneğin büyük bir şirketin organizasyon şemasında, stratejisinde en önemli yere sahip olan dijitalleşme konusunun hiç geçmediğini hep beraber fark ettik!

Eğitimden bazı önemsediğim noktaları aşağıda paylaşacağım (tahmin edeceğiniz üzere aşağıdakilerin nasıl yapılacağı eğitimde detaylarıyla ve vaka çalışmalarıyla anlatılıyor):

• Organizasyon tasarımı yapabilmek için stratejiyi, değer zincirini ve karar verme yetkilerini belirlemiş olmak gerekiyor. Var olan dökümanlar genellikle yeterli olmuyor, çok soru sormak gerekiyor.
• Etkin bir organizasyon yetkin insanların bir arada harmoni içinde çalışmasıdır. Organizasyon tasarımı birlikte uyumlu çalışmayı sağlayacak yapıyı kurmaktan ibaret. Örneğin, organizasyon şemaları bildiğimiz tarzdan farklı çizilebilirler, şirkete para kazandıran / işi yapan süreç / bölümlerin en çok sesi dinlenecek, yani diğer bölümler tarafından “müşteri” olarak kabul edilecek bölümler olarak şemada belirtilmesi mümkün.
• Peki bu çizim işleyişi nasıl uyumlu hale getirecek? Tüm şirket hangi bölümün işinin daha öncelikli olduğunu bilebilecek, ancak tabi bu sadece o bölümün sözü geçecek anlamına gelmiyor, ilişkiler de net belirleniyor. Örneğin bir organizasyonda satış para kazandıran bölüm, insan kaynakları prosedürleri belirleyen bölüm olarak kategorize edilmiş. Satış ekibi performans formlarını zamanında doldurmuyor ve bir üst yöneticiye şikayete gidiyorlar. Bir üst yönetici problemi çözmüyor, satış ekibine “sen prosedürlere uymadığını mı söylüyorsun?” sorusunu, İK ekibine de “sen müşterinin memnun olmadığını mı söylüyorsun?” sorusunu yöneltebiliyor. Böylece bu yapı şirketlerde bolca bulunan “babamıza gidelim elmayı paylaştırsın” yaklaşımına iyi bir çözüm oluyor 🙂 Koskoca yöneticilerin psikolojik tabirlerle yetişkin-yetişkin iletişimi yerine çocuk-ebeveyn iletişimine kaymasını engelliyor. Andrew Campbell bu noktada “problemleri siz çözerseniz hep size gelirler, profesyoneller çözüm önerilerini kendileri geliştirmelidir” diyor.
• Organizasyon tasarımınızın ne derece iyi olduğunu anlayabilmek için 9 adet test uygulayabiliyorsunuz. Bunlardan bir örnek People / Kişiler testi. Yarattığınız organizasyon yöneticilerin becerilerine ve yöneticilerin birbirleriyle olan ilişkilerine uyumlu mu? Buna CEO da dahil… Tasarımın CEO’nun becerilerine ve tercihlerine uygun olması gerekiyor. Campbell organizasyon tasarımı alternatiflerini CEO’ya sunup şirketi nasıl yönetmek istediğini CEO’ya sormak gerektiğini, bazı CEO’ların tuvaletin rengine bile karışmak isteyip bazılarının günde sadece 2 saat şirkete uğradığını belirterek örneğin mikro-yönetici olan bir CEO’nun fonksiyonel veya değer zinciri bazlı organizasyonla rahat edeceğini, bu organizasyonlarda tek hesap verenin / accountable’ın CEO olduğunu söylüyor.
• Organizasyon tasarımı yapabilmek için karar verme yetkileri belirlenmiş olmalı demiştik. Bunun için önerilen araç RAPID. Karar verme yetkisinin tek bir pozisyonda olması gerekiyor.
• Problem hiyerarşide değil, yanlış kurgulanmış hiyerarşide. İyi kurgulanmış bir hiyerarşi çalışanlara performans gösterebilme özgürlüğü yaratır. Bir yönetici aşağıdaki 4 konuda karar veremiyorsa, organizasyonda bir kademe olduğu tartışmalıdır(1), çünkü bu konularda karar vermeyen birini ekibinin sonuçlarından sorumlu / accountable tutamazsınız:
  • İşe alınacak adayı reddetme
  • Ekibine iş atama
  • Ekibinin performans ve ücretinin belirlenmesine katılma
  • Ekibinden birini işten çıkarma

(1) In Praise of Hierarchy, Elliot Jacques, Harvard Business Review