Üzerinde kafa yormam gereken bir iş var. Sabah ofise gidiyorum, bakıyorum ilk toplantı bir saat sonra. Bir an aklım toplantıya gidiyor, neden bu kadar çok toplantı yapıyoruz diyorum, sonra o düşünceyi kovalıyorum. Tüm iyi niyetimle açıyorum bütün ilgili belgelerimi kitaplarımı çalışmaya başlıyorum. 

Ama sadece 10 dakika sürüyor. 10 dakika sonra biri geliyor, bir konuyu tartışmak istiyormuş. Ellerim kitabın üzerinde, ‘müsait yakaladım seni’ diyerek oturuşunu seyrediyorum (müsait olmamak neden sadece başka biriyle meşgul olmak olarak algılanır bunu hiç anlayamam. Odada tek başınaysan müsait algılanıyorsun.) Odağımı anlattıklarına kaydırmaya zorlayarak, ellerim hala kitabın üzerinde, sorularına cevap veriyorum. Gittiğinde gözüm saate ilişiyor, toplantıya 15 dakika kalmış. 15 dakikada ilerleyemem ki. İçimi çekiyor toplantıdan sonra çalışmak üzere kitabı kapatıyorum. 

Toplantıdan dönünce ne oluyor dersiniz?

Aynı ritüel tekrarlanıyor. Sonra tekrar. Sonra biraz farklısı. 

Akşama doğru kafam uğulduyor. İşte kaç gündür bitirmem gereken iş yine bitmedi. 

Bu tecrübelerin birikmesinden oluşan bir alışkanlığım var:
Uzun süre odaklanmamı gerektiren hiç bir işi mesai saatleri içerisinde yapmıyorum!

(Tabii şanslıyım, bunun için özel hayatımdan yemiyorum. Hem fazla mesainin hakkını veren, hem de esnek saat sistemi olan bir şirketim var benim)

Akşamları kalanlarla yolum kesiştiğinde de hep aynı cümleleri duyuyorum: 

Ne çok iş bitirdim yaa… Gündüz yapabileceğimin 2 katını bitirebiliyorum akşam kalınca. 

Gün içinde yaşadığımız kesilmeler, verimliliğimizin en büyük düşmanı. Konsantre olmamız gereken işlere odaklanamıyoruz, odaklanamamak ise bize çok şey kaybettiriyor:

– Çok daha uzun sürede o işleri bitirmemize yol açıyor. Habire ‘ne yapmıştım, nerede kalmıştım’ diye başa dönmek gerekiyor. 
– Daha fazla hata yapıyoruz. Çünkü o ‘ne yapmıştım, nerede kalmıştım’a dönerken aklımızdan geçen (ama not almadığımız veya kesildiğimiz için alamadığımız) varsayımlar, olası sorunlar, alternatifler vs uçup gidiyor. 
– Olabileceğinden daha az kalitede iş çıkarıyoruz. Çünkü sıkılıyoruz! Bir noktadan sonra ‘bitmeyen iş yapmışlar’ hissi basıyor, aslında üzerinde çalışamasak da aklımızı meşgul etmesi bizi yoruyor, yeter ki bitsin demeye başlıyoruz. O zaman da kötünün iyisi yeterli gelebiliyor. 
– ‘Başarma / achievement’ duygumuz ve değerimiz zedeleniyor. Oysa ki başarmanın getirdiği tatmin, günümüzde ofis çalışanlarının işlerine duyduğu istekliğe / engagement’a direk etki ediyor. Oturup birkaç saatte enine boyuna düşünerek hazırladığın bir proje veya sunum ‘vay be ne güzel birşey yaptım bugün’ duygusu yaratırken, neredeyse artık zamanlarda parça parça yapılan insana daha çok ‘çok şükür bitti daha fazla uğraşmayayım’ hissi veriyor. Başarıyla beslenen birini doyurmaktan çok uzak – ki yüksek performanslılar genelde başarıyla beslenen, değerlerinin arasında başarı olanlardan çıkıyor. 

Basit ama uygulanabilmesi için şirket kültürüne ‘sinmesi’ gereken birkaç yaklaşımla zamanı daha iyi kullanmak ve böylece verimliliği arttırmak mümkün:

– Odaklanma saatleri ilan edin. Örneğin her gün 10:00-12:00 arası, veya örneğin her Çarşamba öğlene kadar. Bu saatleri şirkette anket yaparak belirleyin, şirketin ve bölümlerin alışkanlıklarına ‘çarpmayacak’ bir zaman dilimi olmalı – örneğin senelerdir sürekliliği olan bir toplantı Çarşamba sabahı ise, o sabahı seçemezsiniz, çünkü alışkanlıkları değiştirmek zor gelecektir. Bir aktivite ile olabildiğince eşleştirilmemiş bir zaman dilimi olmalı. Bu saatleri herkesin odaklanmak için kullanacağını, acil durumlar dışında kimsenin birbirini bölmeyeceği saatler olarak ilan edin. 
– Esnek çalışma saatleri oluşturun. Esnek çalışma saatleri olduğunda çalışanlar zamanlarını gerek özel hayatlarını gerekse işin gerektirdiklerini gözeterek planlayabildikleri için, odaklanmaları gereken işleri akşam yapmayı tercih edip, çalıştıkları fazla süre için işlerinin daha az olduğu başka bir gün az çalışabiliyorlar. Veya kafalarını zaten işe veremedikleri durumlarda (çocuğu hasta veya sadece yataktan kalkmak istemediği bir sabah) ofiste üretemeden, sadece bedenen oturmak yerine, kendini daha çok işe verebileceği saatlerde çalışabiliyor. Burada tam bir kazan-kazan durumu söz konusu: bunları düşündüğünüzde siz çalışandan daha fazla verim almış oluyorsunuz, çalışan ise hem başarma duygusunu tatmin ediyor, hem de zamanını planlayabilmenin getirdiği memnuniyeti yaşıyor, sonuç: isteklilikte / engagement’ta artış, ki bu da verimlilikte ayrıca bir artış getiriyor.
– Toplantıların çaldığı süreyi azaltın. 
– Toplantı nedenlerini sorgulayın. Toplanmadan alınabilecek kararlar varsa, toplantı yapmayın. Eposta üzerinden ilerleyin. Tabii bunu yapabilmek için de epostalar aracılığıyla yorum/katkı/itiraz istendiğinde herkesin bunu ciddiye alması gerekiyor. 
– Toplantı sürelerini sorgulayın. Toplantılar çoğu zaman alışkanlıktan, şirket kültürüne yerleşmiş sabit süreyle, örneğin 1 saat konuluyor, içeriği hiç düşünülmeden. 

Zamanı iyi yönetmek verimliliğin ilk koşullarından. Şirket kültürüne çalışanların zamanını daha iyi yönetebilecekleri bunlar ve benzeri yöntemler entegre etmek günün sonunda çalışanların ve böylece şirketin verimliliğini arttıracaktır. 

Photo credit: freedigitalphotos.net by David Castillo Dominici